Soyons productifs !

J’espère que vous allez bien. On se retrouve aujourd’hui pour un nouvel article Vie Quotidienne et Organisation. Il y a quelques semaines, je vous ai parlé de comment je trouve la motivation d’accomplir mes tâches professionnelles et personnelles. Mais j’avais envie d’entrer un peu plus dans le vif du sujet et de vous donner 10 conseils pour être plus productif. La productivité, qu’elle soit au travail ou à la maison, est quelque chose que j’envisage toujours de façon positive. On a quelques idées reçues sur les personnes hyper productives qui ne sont pas forcément vraies. Par exemple, que certaines personnes sont très rigoureuses par nature et d’autres non. Je suis convaincue que c’est faux et que l’on peut tous tendre à être productifs, chacun à son rythme et en écoutant ses envies également. Comme souvent, ce sont seulement des habitudes à prendre et des automatismes à mettre en place qui, peu à peu, deviendront très naturels. J’espère que cet article pourra vous guider dans cette voie.

10 conseils pour être plus productif

10 CONSEILS POUR ETRE PLUS PRODUCTIF

1# Jaugez votre productivité et choisissez le bon moment

La première chose à faire, que vous soyez en situation professionnelle ou pour des tâches à réaliser à la maison, c’est de jauger votre productivité et votre motivation. Sur une échelle de 1 à 10, à quel point êtes-vous motivé aujourd’hui ? Et ne répondez pas tous les jours 2/10, c’est de la triche ! En vous posant cette question chaque matin au travail ou chaque soir en rentrant, vous verrez rapidement que tous les jours ne sont pas égaux. Certes, vous constaterez que vous avez parfois “la flemme”. Mais a contrario vous verre aussi que certains jours sont plus propices à être productif.

Tout ça pour dire qu’il vous faut choisir votre programme en fonction de votre motivation, et le bon moment pour accomplir ces tâches. Si je pense qu’il faut parfois se faire violence pour ne pas se laisser aller à la procrastination, je crois aussi qu’il ne faut pas non plus se forcer. Accomplir les tâches que vous avez à faire ne doit pas non plus être une torture. Donc, encore une fois, écoutez-vous et faites en fonction de votre mood du jour, c’est très important.

2# Fixez vos priorités pour organiser vos tâches

Une fois votre degré de motivation définit, arrive le moment de lister toutes les tâches que vous avez à faire aujourd’hui. Parmi celles-ci, il y en a forcément certaines qui sont plus importantes que d’autres. Faites la liste et ensuite classez-les par priorité. Si vous faites ça par écrit, vous pouvez utiliser un code couleur par exemple, c’est plus ludique. Que ce soient des tâches liées à votre travail ou des tâches quotidiennes pour votre foyer ou même votre blog, définissez celles qui devront absolument être faites.

Attention, je ne dis pas que vous devez forcément vous y attaquer en premier.

Juste qu’au bout du compte, elles devront être accomplies.

N’hésitez pas à aller lire mon article sur la motivation par l’accomplissement pour savoir comment je me motive pour ces tâches-là.

Sachez qu’en général, je commence toujours ma liste par des tâches rapides, faciles à faire afin de me mettre dans le rythme. Et une fois que je suis dedans, la satisfaction de cocher une tâche terminée à chaque fois fait que je ne peux pas m’arrêter, c’est magique ! Bon, peut-être pas… Mais organisez vos tâches avec un mode de fonctionnement qui vous convient à vous (les plus importantes en premier, ou les plus rapides en premier par exemple), sans oublier d’avoir traité l’urgent et l’important à la fin.

Afin de vous aider, la Matrice d’Eisenhower est un tableau qui permet de définir facilement quelles tâches sont urgentes, importantes ou non et ainsi de les prioriser plus facilement, voir d’en éliminer certaines qui sont finalement superflues.

3# Définissez un temps pour chaque tâche

Une fois vos tâches mises au clair, vous savez maintenant ce que vous avez à faire. Par contre, l’erreur la plus courante en organisation c’est de ne pas avoir un temps défini pour chacune d’elles. Je ne vous parle pas là de vous mettre la pression avec des temps chronométrés. Mais juste de penser que ceci ou cela devrait vous prendre environ X temps. Ou encore “ce serait parfait si j’avais fini ce rapport à 16h” (pour la pause café). Il n’est pas utile de noter chaque temps pour chaque tâche. Ce serait même ridicule de se dire : “coup de fil à un client = 10 minutes”, vous imaginez ?

Non, il s’agit là de plutôt visualiser votre journée/soirée pour avoir une idée claire de ce que vous devez faire, et surtout de combien de temps vous voulez mettre pour le faire. Vous aurez ainsi une vision globale. C’est à vous de choisir quelle durée doit avoir votre tâche selon votre propre rythme. Si vous mettez une heure pour cuisiner le repas du soir grand bien vous fasse ! C’est le temps qu’il VOUS faut. Encore et toujours : on s’écoute avant tout, on aura juste une vision plus claire des choses.

10 conseils pour être plus productif

4# Concentrez-vous sur vos objectifs

Une fois que nos tâches sont définies ainsi que leur temps approximatif, pensons un peu à nos objectifs. Sachez que ce sont véritablement eux qui vous feront avancer et être plus productif. Ils peuvent même être votre unique source de motivation, comme pour moi. Mais vous pouvez aussi vous fixer des petites récompenses. Réfléchissez à pourquoi vous devez accomplir ces tâches.

Par exemple :

“Pourquoi doit-je passer l’aspirateur, ranger le linge, nettoyer la table ?”

Objectif : “Je souhaite que ma maison soit propre”

Objectif complémentaire : “En plus mes parents viennent prendre le café demain, au moins ce sera fait.”

Récompense : “Une fois que ce sera fait, je regarde le dernier épisode de […]”

Dans le cadre professionnel, on peut avoir tendance à dire que l’objectif est seulement parce que notre patron nous demande de le faire. C’est vrai pour certaines tâches mais pensez plutôt au bénéfice pour votre service, votre propre poste, voir votre carrière, c’est plus enrichissant. Au sujet du système de récompense, ce n’est pas cela auquel j’adhère le plus, mais cela peut bien fonctionner pour les personnes ayant tendance à vraiment procrastiner.

5# Laissez les distractions de côté

Lors de la réalisation des tâches les plus urgentes et importantes, notamment dans le monde professionnel, il est essentiel de laisser toutes les distractions de côté. J’ai envie de dire “excepté la musique”, nous y reviendrons plus tard, mais je pense que le fait de la couper devient naturel. Vous devez vous mettre en condition : concentrez-vous sur votre travail et votre objectif. Prévenez vos collègues de ne pas vous déranger pendant X temps s’il le faut et surtout… éloignez votre téléphone. Sans l’éteindre si vous en ayez un besoin urgent (notamment dans le boulot). Mais si vous avez la chance d’avoir un téléphone professionnel, laissez le perso dans votre sac ou dans le tiroir de votre bureau.

Le téléphone est certainement l’un des plus gros parasite pour la productivité. Et très sincèrement, on ne peut pas s’en passer dix minutes ? Lorsque je suis concentrée dans mon travail ou dans mes tâches quotidiennes, quand je suis VRAIMENT concentrée, je peux vous dire que mon téléphone je l’oublie totalement et sans aucun problème. Si je suis chez moi en train de faire du rangement et qu’il va sonner pour un mail à l’autre bout de mon appart, je peux vous dire que ça va même m’agacer et je n’irais certainement pas y toucher. Ça peut attendre. Comme toujours, c’est simplement une question d’habitude. Le téléphone doit rester un objet de loisir qui n’a pas sa place pendant les temps productifs.

10 conseils pour être plus productif

6# Gardez un espace propre et ordonné

Les personnes désordonnées vont me haïr, mais il faut quand même bien avouer que l’on est plus productif dans un environnement sain et rangé, c’est prouvé. Je sais que chacun d’entre nous a sa propre notion du rangement. Je me suis pas Marie Kondo, mais je vous vois venir :

“J’ai un bordel organisé.”

“Je travaille mieux quand c’est le bazar.”

C’est faux.

Déjà parce que psychologiquement un poste de travail/un bureau/une pièce rangée vous conditionne à la productivité. Ensuite, avoir un espace ordonné, ne veut pas dire que vous ne pouvez pas avoir “votre bazar” et votre personnalité. On a tendance à associer le rangement a une pièce toute blanche, sans rien qui traîne. Il ne s’agit pas de récurer les sols et les murs. Au contraire, de seulement mettre chaque chose à sa place et d’avoir un espace DÉGAGÉ. C’est tout, vous pouvez garder vos bibelots et votre stylo préféré sur votre bureau, on ne va pas faire de minimalisme. Mais prenez l’habitude, et encore une fois cela sera automatique après, de ranger juste les choses à leur place. Le stylo licorne dans le pot à crayon, la liste des tâches sur le bureau à droite et le mug à café dans l’évier une fois terminé. Idem chez vous, vous voyez un truc qui traîne, vous le rangez, ça prend littéralement quelques secondes.

7# Travaillez en musique

La musique adoucie les mœurs il paraît ! En tout cas, je prends de plus en plus plaisir à travailler avec un fond sonore. Je trouve que cela motive et rythme nos actions. Il est vrai qu’il est plus facile de le faire à la maison que dans le cadre professionnel, c’est à vous de voir. Mais rien que le fait d’avoir la radio en fond donne une impulsion, surtout si une chanson que vous aimez y passe. Pour certaines tâches comme l’écriture des articles, j’ai parfois besoin de vraiment me concentrer sur mes pensées, donc je coupe la musique et la remet ensuite. Encore une fois, j’adapte mon environnement à mon rythme de “travail” et à ce que j’ai envie. En plus, cela permet de redécouvrir sa playlist en la mettant en “aléatoire”, trop génial !

10 conseils pour être plus productif

8# Relâchez la pression et faites des pauses

Lors de journées plutôt chargées en tâches, les jours où vous vous sentez le plus productif, n’oubliez pas que vous n’êtes pas un robot. Personnellement, j’adore qu’on me dise que je suis un robot et que je fais tout pleins de choses à 100 à l’heure, c’est un super compliment pour la maniaque de la productivité que je suis. Mais en réalité, cela n’apporte pas grand chose de positif.

Déjà parce que “vite et bien” c’est rare.

On s’en fiche que les autres vous trouvent productif, l’essentiel c’est que VOUS soyez satisfait de vos réalisations.

Plus on se fatigue, moins on est productif.

Le fait de ne pas s’arrêter, de ne pas faire de pause pour relâcher la pression va induire du stress qui n’est ni sain, ni justifié. Mais aussi, vous allez vous fatiguer plus vite. Du coup, ce serait dommage que vous soyez démotivé à partir de la tâche 3 ou 4 non ? Finalement, vous n’aurez pas le courage de terminer votre liste et vous aurez une sensation d’échec, pas cool ça. Cela rejoint le fait que je vous ai conseillé de fixer vos temps par rapport à votre rythme. Les pauses en font partie et il faut en faire plus souvent qu’on ne le croit. Je vous recommande une pause de 5 à 10 minutes toutes les deux heures.

Cela ne veut pas forcément dire faire une “pause clope” (pas bien) ou boire un café. Vous pouvez tout simplement rester à votre place et prendre un temps pour respirer, pour boire la fin de votre thé. Pourquoi pas pour faire un tour sur les réseaux sociaux, mais honnêtement l’objectif est de faire faire une vraie pause à votre cerveau. Donc continuer à le faire fonctionner à balle en regardant 30 images à la seconde sur Instagram pour savoir qui est en vacances à Bali et envier cette personne, je ne suis pas sûre que ce soit la meilleure idée… Mais c’est à vous de voir, l’essentiel étant de prendre le temps de s’arrêter, de faire de vraies pauses saines pour votre esprit et par conséquent votre corps.

9# Déléguez ou automatisez vos tâches

On l’a vu dans la Matrice d’Eisenhower un peu plus haut, certaines tâches peuvent être facilement déléguées, soit données à d’autres personnes. Il ne s’agit pas là de se débarrasser de ce dont on a pas envie, mais plutôt d’être plus productif en utilisant les savoirs-faire/les possibilités de chacun pour être performants tous ensemble. Cela peut sembler très technique dit comme ça, je vais vous donner deux exemples.

Dans le cadre professionnel, il vous faut faire une mise en page rapide d’un rapport ou d’un Power Point déjà saisi. C’est une tâche qui n’est pas prioritaire et vous en avez d’autres qui le sont davantage. Vos collègues du bureau d’à côté tourne en rond aujourd’hui car son client a annulé son rendez-vous à la dernière minute. Ne peut-elle pas vous aider à faire la mise en page de ce rapport ? La tâche occupera son temps libre et permettra à tout le service d’avoir le rapport final au plus tôt. Bien sûr, il faut être dans une entreprise avec un bon esprit d’entre-aide/bien s’entendre avec ses collègues pour cela. Je sais que ce n’est pas toujours facile.

A la maison, vous pouvez demander à votre conjoint(e) d’étendre le linge pendant que vous videz le lave-vaisselle. En tant que femme, on se plaint parfois que ces messieurs ne mettent pas assez la main à la pâte, mais il suffit de le leur demander. Vous verrez que les bonnes habitudes se prennent très facilement. De plus, quand je parle de “déléguer” certaines tâches, il s’agit aussi de les anticiper. Pourquoi ne pas remplir la machine à laver dès maintenant et programmer ensuite son démarrage durant la nuit (en heures creuses en plus) ? Tout ce que vous pouvez automatiser c’est un gain de temps considérable avec profitez-en !

10# Restez positif et faites ce que vous aimez

Enfin, je sais qu’être productif est parfois vu comme quelque chose de très strict, voir militaire, mais c’est finalement à la portée de tout le monde. L’essentiel est d’adapter sa productivité à soi-même, à son humeur, son temps disponible, son niveau de fatigue et sa motivation. On ne se force pas non plus et on s’active de façon positive. Il faut garder en tête quels sont ses objectifs et quelle la satisfaction que l’atteinte de ceux-ci va vous apporter. N’oubliez pas aussi de vous faire plaisir ! Regarder un petit épisode de Netflix n’a jamais fait de mal à personne, tant que vous savez dire stop pour ensuite entreprendre de réaliser vos tâches. Etre productif n’est pas une contrainte, c’est un état d’esprit.

10 conseils pour être plus productif

J’espère que ces conseils auront pu vous aider

Vous avez des astuces pour être plus productif ?

Tendance Clémence, blog Toulouse

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